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臺中市清水區公所辦理採購案件保密作業要點

  • 最後異動時間: 2020-11-04
  • 發布單位: 臺中市清水區公所‧政風室
一、臺中市清水區公所(以下簡稱本所)為加強採購程序保密作業,建立採購案件防制洩密機制,特訂定本要點。
二、採購案件依規定應予保密,涉有機密文書之簽(會)辦者,應依文書處理手冊有關文書保密之規定辦理。
三、辦理採購案件應嚴守下列保密措施,以防範弊端:
(一)招標作業之保密:
1、機關辦理採購,其招標文件於公告前應予保密。本所各單位辦理採購案件之資料文件,應妥善處理保管;設計預算書之編製及審核,應加強維護作為。
2、機關辦理招標,不得於開標前洩漏底價,領標、投標廠商之名稱與家數及其他足以造成限制競爭或不公平競爭之相關資料。採購案件之標單請領,應不註記領取人姓名及廠商,亦不得洩漏領標數。
3、對於廠商投標文件,除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密。
(二)底價核定作業之保密:
1、採購案件底價應依規定審定,核定之底價應密封於底價封套後妥慎保管,參與底價會核人員均應嚴守保密規定。
2、開標時,開標主持人及監標人員應檢視底價仍密封無誤後始得進行開標。底價於開標後至決標前,仍應保密
3、採購案件進行議比價或減價時,主持開標、監標或其他工作人員,應注意保密措施。
4、各承辦人員於開標程序中,禁止對核定底價臆測,以免產生不必要爭議。
5、核定底價人員或其授權人員,應注意檢視所核底價數字、核章是否清析明確、有無遺漏,避免爭議。
(三)採購評選作業之保密:
1、成立採購評選委員會:
(1)評選委員建議名單簽報區長或其授權人員核定時,應以密封密件簽核或由承辦人以親持密件處理。
(2)評選委員名單,於開始評選前應予保密。
2、派兼或聘兼採購評選委員會委員:
(1)評選委員之通知,依個案應指定專人辦理聯繫及徵詢意願作業。
(2)發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員,全體評選委員名單不於招標文件中公開者,應以密件發函,對各委員分繕發文。
3、開會通知單、會議紀錄及廠商投標文件於評選前以密件函送各評選委員審閱,應註明為密件,對各委員分繕發文,且依規定載明下列評選委員應配合事項:
(1)評選委員對廠商投標文件內容及所知悉之招標資訊,應予保密,且不得與廠商私下接洽與該採購案有關之事務。
(2)評選委員對於受評廠商之投標文件內容及資料,應保守秘密,評選前後均不得挪作他用。評選後本所應收回依規定處理。
4、評選會議屬不公開作業,仍應嚴守相關保密措施。
(四)廠商的投標文件,因涉及廠商的商業秘密,決標後除供公務上使用或法令另有規定外,應保守秘密。
四、本所各單位採購人員應遵守採購人員倫理準則,並依下列事項執行分工:
1、各單位採購業務承辦人就採購案件,應依政府採購法有關規定確實維護所持有之採購資料。
2、各單位主管應確實負起採購作業流程之監督責任,發現資料洩漏時,應適時採取因應措施,以防事件擴大。
3、秘書室採購業務承辦人,辦理各採購案件時應隨時注意有意無異常情事,妥採有效保密措施,協助執行保密作為,以防止洩密事件之發生。
4、各監辦人員應確實監督相關作業流程,發現弊端應即依據法令採取相關措施。
5、政風室負責實施保密宣導、檢查、業務稽核等工作,就發現之缺失執行導正作為;如有發現洩密情事,簽報區長核處。
五、本要點陳奉區長核定後實施,修正時亦同。
  • 市府分類: 宣導活動
  • 發布日期: 2015-07-03
  • 點閱次數: 145