臺中市清水區公所

104年度檔案管理業務宣導     

一、 105年度檔案分類及保存年限區分表修正如下，並於1月1日啟用，敬會各位同仁知悉：

    （一）、新增6項分類號，分別為020308「區里建設業務」，020399「其他」，030299「其他」，040799「其他」，050499「其他」，050899「其他」。

    （二）、秘書室：010102「他機關法令及釋疑」保存年限原定「10年」調降為「5年」。

    （三）、民政課：021202「災害應變中心」保存年限原定「5年」調至「15年」。

    （四）、公建課：050301「綜合所得稅申報」保存年限原為「5年」調至「7年」；050705「分區使用證明」保存年限原為「15年」調降為「3年」。

    （五）、人事類：090410「國籍申報」保存年限原為「10年」調至「25年」；090411「人員推介」保存年限原定「10年」調降為「3年」；090507「模範公務人員」保存年限原「10年」調至「15年」；091201「退休（職）」保存年限原為「永久」調降為「50年」；091203「撫慰、年撫卹」保存年限原為「永久」調降為「50年。

二、 公文頁碼編寫順序，先編本文，次編附件，文件為雙面書寫或列印者，雙面皆需編寫頁碼，附件已編有頁碼或為書籍型式，免併本文連續編寫頁碼。

三、 請各承辦人員將因公務而產生之各類紀錄資料及其附件辦理歸檔作業，包括文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。歸檔時請註明文件內容。                                    

四、 請同仁於歸檔案件本文及附件全部蓋騎縫章。騎縫章請蓋清楚，如附件較多可於側面蓋章，儘量攤開，如太寬無法全部蓋到，可於左側、中間、右側各蓋一個章。

五、 歸檔附件如有有電腦列印戶籍謄本或A4橫式表格等資料，請將表頭轉左側裝訂，以方便翻閱。

六、 案件陳核，如須另附簽條，請粘貼於左側蓋騎縫章並避免超出公文再對折，因有可能由折線處掉落，如會簽單位較多，可另附A4紙張。

七、 為確保機密檔案封套內放置之文件與封套標示內容相符，請承辦人員於封套上面將資料填寫完整後會同單位主管裝封，並於封口處簽章，得加註簽封日期。請將資料填寫完整之封套正面縮小百分之85以A4紙影印，併同原件歸檔。機密檔案封套內之文件請勿用迴紋針或長尾夾裝訂，以避免戳破封套。

八、 機密文件歸檔前確認已符合解密條件，可自動解密者，請填具機密文書機密等級變更或註銷紀錄單，左側粘貼於文件首頁，陳送主管核定，再將原文之原密等及原保密期限以雙線劃去並加蓋職章。

九、 調閱100年文號22000號以後之公文，除特殊情形外請以線上調案，又調出或閱覽檔案均應填具調案單，請同仁配合辦理。